Premessa

Viviamo in una società moderna dove il cambiamento succede velocemente, siamo circondati da distrazioni, da contesti lavorativi che sono in continua evoluzione e di conseguenza la gestione ottimale del tempo è diventata una skill fondamentale della nostra vita al fine di avere successo sia a livello personale che professionale.

Per questo motivo, partecipiamo ai corsi di formazione della gestione di tempo, leggiamo i libri di riferimento, abbiamo diverse applicazioni di Time Management sul nostro smartphone, tutto per aiutarci a gestire il nostro tempo ed aumentare la nostra produttività..

Un indagine di ISTAT del 2020¹ ci rivela che oggi in Italia, ognuno di noi ha una speranza di vita di circa 82 anni perciò, calcolando i minuti a disposizione per ogni anno, in totale abbiamo più di 43 milioni di minuti che potremmo dedicare alla nostra crescità personale, a creare diverse skills e naturalmente a realizzare gli obiettivi della nostra vita.

Si, in effetti il tempo ce n’è abbastanza ma perché allora parliamo di mancanza del tempo? Perché nonostante tutto, spesso ci capita di desiderare di avere più tempo per finire un’attività oppure un nostro progetto?

Prima di rispondere a queste domande, dobbiamo fare un passo indietro e partire da una base comune relativa al tempo. Sappiamo che il tempo è una risorsa democratica cioè tutti noi abbiamo 24 h a disposizione che corre velocemente, non lo possiamo controllare, non lo possiamo accantonare per utilizzarlo un altro giorno e una volta consumato impossibile recuperarlo e pertanto abbiamo a che fare con una risorsa molto preziosa che ha un ruolo fondamentale nella nostra vita.

Tornando alle domande di prima, se non riusciamo a finire i nostri task, se non riusciamo a trovare un buon bilanciamento tra la vita professionale e privata, invece di cercare subito le tecniche di Time Management dobbiamo cercare a trovare le cause principali del nostro problema che si manifestano sotto forma di mancanza del tempo. Solitamente queste cause sono diverse per ognuno di noi.

Ecco una check list per trovare le cause principali che portano alla mancanza del tempo:

🔸Gli obiettivi irrealistici;

🔸Scarsa capacità di decision making;

🔸Assenza di priorizzaizone delle attività;

🔸Incapacità di delegare le attività;

🔸Perfezionismo;

🔸Incapacità di problem solving;

🔸Procrastinazione;

🔸Incapacità di dire no;

🔸Malagestione della nostra energia

Cosa possiamo fare?

La buona notizia è che Time Management è una skill quindi come qualsiasi altra skill si può imparare. Quindi, potremmo sviluppare delle abilità che ci permettono di gestire meglio il nostro tempo.

Alcune di queste abilità sono :

🔸Determinare la priorità;

🔸Task management coerentemente con la priorità;

🔸Dire di no;

🔸Stress management;

🔸Autodisciplina;

🔸Definire gli obiettivi SMART;

🔸Problem solving;

🔸ecc.

Una giusta combinazione delle abilità che fanno parte del Time Management e riuscire a trasformarle in un’abitudine ci permette di ottimizzare la nostra gestione del tempo.

Questione di produttività

Su Wikipedia, il Time Management viente definito come segue:

La gestione del tempo (o time management) è un processo di pianificazione e controllo  del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.²

Ma nel contesto di Time Management cosa si intende per l’efficienza?

Si intende la capacità di fare le stesse attività impiegando il minor tempo possibile. In questa prospettiva non importa se stiamo facendo l’attività giusta perché il nostro focus è sul consumo delle risorse e sulla possibilità di finire più velocemente le attività.

Noi nell’ambito personale prestiamo molta attenzione all’efficienza e per questo motivo a volte facciamo le azioni come: dormire poco per avere più tempo, aumentare la velocità di leggere per finire prima un libro, troviamo le nuove strade che ci portano velocemente alla destinazione, ecc. Tutte queste azioni rientrano nella prospettiva di efficienza.

Invece, quando parliamo di efficacia, cambiamo la nostra prospettiva e ci chiediamo se l’attività che stiamo facendo è esattamente quella che devo fare? Quindi è importante che le attività che svolgiamo siano in linea con i nostri obiettivi.

La natura diversa di ognuno di questi aspetti, ci porta a pensare che la produttività non è una somma di efficienza ed efficacia bensì si parla della produttività nell’ottica dei miglioramenti che possiamo fare sia a livello di efficienza che efficacia.

Errori da evitare

@photo by Daniella Hollzer

🔸 Memorizzare tutto

Alcune persone pensano di poter affidare alla mente tutto. Succede a volte che stiamo lavorando ma ci ricordiamo che dobbiamo telefonare a qualcuno oppure comprare qualcosa. Per questo motivo, viene suggerito di esternalizzare i nostri pensieri perché registrandoli da qualche parte evitiamo di essere coinvolti inconsciamente per ricordare le attività da fare. Noi non vogliamo trasformare la nostra mente in un magazzino di informazioni. L’obiettivo di Time Management è avere una mente libera e tranquilla che favorisce le nuove idee ed iniziative.

🔸 Errori in To Do List

Nella creazione di elenco delle attività da fare, a volte facciamo degli errori ad esempio creare un elenco infinito di task da compiere sapendo che abbiamo a disposizione un tempo molto limitato e probabilmente non possiamo fare tutto pertanto, alla fine della giornata, trovarci con tante attività che sono ancora rimaste nel nostro elenco ci crea l’ansia e lo stress. Perciò, nella creazione del nostro To Do List, occorre evitare di scrivere le attività che fanno parte del nostro routine, le attività che per essere svolte richiedono pochi minuti perciò potremmo compierle il prima possibile (ad eccezione di quelle che dobbiamo farle più tardi).

Altro elemento da considerare è quello di creare il To do list tramite tools diversi. A seconda della nostra abitudine, dovremmo utilizzare solo uno strumento per raccogliere le attività da fare altrimenti switchare tra vari tools ci fa perdere altra energia e la concentrazione.

🔸 Ossessione di controllo

Un errore comune è quello di cercare di controllare tutti i minuti della nostra vita. Le ricerche dimostrano che noi esseri umani abbiamo una soglia di sopportazione per il controllo e quando esageriamo ci stanchiamo e non possiamo seguire la nostra pianificazione per esempio, quando decidiamo di seguire una dieta severa, dopo un pò di tempo e in prima occasione la molliamo perciò la nostra gestione del tempo deve essere sostenibile considerando qualche tempo anche senza pianificazione con lo scopo di dedicarci a ciò che desideriamo.

🔸 Perfezionismo

Alcune persone non delegano le attività agli altri perché sostengono che solo loro possono fare in modo corretto l’attività in questione e pertanto dedicano troppo tempo a fare la stessa attività sperando di creare una maggiore qualità. Queste sono le azioni che ci fanno perdere l’energia e il tempo. Il punto opposto di perfezionismo non è lavorare con bassa qualità oppure non avere uno standard da rispettare bensì dobbiamo essere realistici cioè accettare un margine di errore in qualsiasi attività che andremmo a fare. Altrimenti una concentrazione dell’attività su di noi crea lo stress e la perdita dell’energia.

Tecniche e suggerimenti pratici

La verità è che noi non possiamo controllare il tempo però possiamo lavorare su noi stessi acquistando le nuove abilità che ci aiutano a gestire meglio il nostro tempo. Per cui è opportuno partire dalla domanda “chi siamo e dove vogliamo arrivare” impostando un goal per la nostra gestione del tempo.

✔️ Abbiamo bisogno di scrivere perché vogliamo migliorare il nostro Time Management assicurando che il nostro problema non sia qualcos’altro.

✔️Il passo successivo è descrivere la situazione attuale “As is” monitorando il nostro comportamento e tracciare come stiamo impiegando il nostro tempo per almeno una settimana. L’obiettivo è individuare le nostre abitudini (buone e cattive) ed identificare momenti in cui abbiamo più energia e sopratutto individuare le abitudini che ci fanno perdere il tempo.

✔️Cambiare l’approcio da Task-boxing a Time-boxing considerando che ogni giorno abbiamo un tempo limitato di 24h il quale rende chiaro che tante volte è difficile terminare tutte le voci del nostro To Do List. Quindi potremmo determinare il nostro tempo utile per ogni giorno ed applicare la Tecnica di Pomodoro ovvero dividere il tempo ai piccoli timebox e concentrarci su ciò che è necessario fare nel nostro timebox. Ad esempio, io vorrei gestire 2 ore della mia giornata e ho deciso di destinare un pomodoro per leggere un libro, un altro pomodoro per scrivere una mail e due pomodori per aggiornare il mio profilo di Linkedin. Ogni pomodoro è di 30 minuti.

✔️Seguire la filosofia di Lean “Stop starting Start finishing” cioè limitare di svolgere le attività contemporaneamente. Questo perché ogni volta che molliamo un’attivtà per fare un’altra e quando ritorniamo di nuovo sulla prima attività, sarà necessario construire lo storico che ci fa perdere energia e concentrazione. Sarebbe opportuno di avere un certo livello di focus dall’inizio alla conclusione di un task prima di iniziare un’altro.

✔️Avere un processo di eliminazione cioè gestire le attività che non dobbiamo compiere. Le persone di successo oltre al To Do List hanno un elenco di attività che non devono fare come To Don’t list.

✔️Creare un elenco di attività da svolgere utilizzando il modello a 5 colonne come riportato nell’immagine sotto invece di dover memorizzarle:

La nostra tabella di To Do List viene completata in modo seguente:

🔸 Nella prima colonna, scriviamo l’attività da fare;

🔸 Nella seconda colonna, dobbiamo indicare i requisiti di Definition of Done cioè cosa vuole dire un’attività completata;

🔸 Nella terza colonna, scriviamo una presunta data entro la quale pensiamo di completarla. La stessa data che comunichiamo agli altri ma sappendo che con tanta probabilità non ce la facciamo a finire;

🔸 Nella quarta colonna, la data ufficiale che sicuramente entro la quale dobbiamo finire l’attività;

🔸 Nell’ultima colonna supponendo che non abbiamo altre cose da fare e siamo concentrati solo sull’attività che abbiamo indicato, scriviamo il primo passo che dobbiamo fare.

✔️Priorizzare le attività: ci sono tante tecniche che ci permettono di priorizzare le nostre attività come il metodo Dr. Covey che prevede due fattori da considerare nella nostra valutazione su come impieghiamo il nostro tempo: Importanza e Urgenza oppure il metodo MoSCoW (Must, Should, Could, Want) sapendo che bisogna comunque renderci conto che con la priorizzazione non avremo più tempo rispetto a quello che abbiamo a disposizione. Attraverso la priorizzazione noi mettiamo a confronto due attività e scegliamo su quale attività concentrarci per prima. Quindi, togliamo il tempo da un’attività per assicurarci che l’attività più importante venga fatta per prima.

Rory Vaden, nel suo libro “Procastinate on Purpose” afferma che “While most people are still making decisions based only on the two dimensional model of factoring in Importance and Urgency, Multipliers make a third calculation that is based on Significance” cioè le persone che hanno la mentalità moltiplicativa hanno un terzo elemento che influenza la loro decisione:

Fonte: Libro Procastinate on Purpose

Secondo Rory Vaden, se nell’urgenza” ci chiediamo “quanto prima è importante? ” e nell’Importanza “quanto quest’attività mi importa ?” Invece nel Signficant è “per quanto tempo avrà l’importanza?” cioè qual è l’impatto dell’attività sul mio futuro. In poche parole, quando consideriamo il terzo elemento, iniziamo a pensare nell’ottica di come il tempo speso oggi può influenzare il futuro e può darmi più tempo domani.

✔️Combattere la procrastinazione utilizzando il modello di Focus Funnel

Tutti noi a volte volontariamente o in base ad un’abitudine, per evitare lo stress e le emozioni dolorose ricerchiamo un sollieve immediato e rimandiamo a più tardi le attività che potrebbero essere di carattere urgenti o importanti e dedichiamo il nostro tempo a svolgere un’infinita di attività di minor importanza e spesso più piacevoli (Pleasure Principle) per non affrontare quella che dobbiamo realmente compiere.

Se vorreste misurare il vostro livello di procastinazione suggerirei di compilare il questionario di Piers Steel.

L’utilizzo di proverbio è un modo migliore per trasmettere il proprio pensiero. Sicuramente avete sentito i proverbi come:

🔸Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi;

🔸Via il dente via il dolore?

🔸Meglio un un uovo oggi o una gallina domani?

In sostanza, sempre dobbiamo prendere una decisione tra incassare un vantaggio immediato e un beneficio a lungo termine?

Mentre tante persone pensano che la gestione del tempo vuol dire utilizzare un calendario, creare un To Do List e cosi via, secondo Rory Vaden, la gestione del tempo viene influenzata anche dalla situazione emotiva cioè come spendiamo il nostro tempo non è soltanto la questione di logica bensì anche emotiva e sopratutto si tratta di self-management ed autoregolarsi emotivamente. Le nostre sensazioni influenzano su come vogliamo impiegare il nostro tempo.

Per questo motivo, Rory Vaden nel suo libro⁴ afferma che le persone di successo ovvero moltiplicatori di tempo quando devono prendere una decisione relativa ad un’attivtà presente nel loro To Do List utilizzano il modello di Focus Funnel ovvero l’imbuto della concentrazione.

Fonte: Libro Procastinate on Purpose

Il modello prevede di porci delle domande prima di iniziare una nuova attività.

La prima domanda da fare è questa : puoi eliminare questa attività? Quindi in primo luogo cerchiamo di capire se vale la pena fare questa attività magari perché è importante o perché è in linea con i nostri obiettivi . Se non lo è, allora possiamo ignorala e passiamo alla prossima attività ma invece se lo è, vuole dire che non la possiamo eliminare perciò andiamo al prossimo passo del funnel.

Nella seconda fase ci chiediamo se possiamo automatizzare l’attività che abbiamo scelto? Ormai siamo in un’era tecnologica dove si può automatizzare tante attività. Un esempio molto banale è il pagamento delle bollette . Oggigiorno, la gran parte di noi utilizza l’addebito su conto per i suoi pagamenti. Se la risposta alla domanda di automatizzazione è “Sì” allora possiamo dedicare il tempo per automatizzarla e di conseguenza avremmo più tempo in futuro. Invece se non c’è la possibilità, passiamo al prossimo step di questo funnel.

Se non si può eliminare o automatizzare l’attività ci chiediamo se è possibile delegarla a qualcun altro? sapendo che attraverso la delega creiamo o troviamo il tempo per dedicarci ad un altro task che potrebbe generare più valore. Se la risposta è “Sì”, ci impegnamo ad investire il tempo ed energia nella formazione di altre persone per svolgere tale attivtà in futuro altrimenti, se non possiamo delegare l’attività arriviamo alla fine di questo imbuto e dobbiamo decidere cosa fare relativamente un task che non possiamo eliminare, non possiamo automatizzare e non possiamo delegare.

Infine, abbiamo due scelte: concentrarci ora sull’attività perché occorre svolgerla oppure mettiamo da parte l’attività e facciamo la procastinazione con lo scopo cioè definire il perché e rimandare l’attività a un secondo momento specificando il motivo per il quale è impossibile farla ora. Quindi mettiamo in attesa l’attività in modo tale che possa essere pronta per riprenderla in cosiderazione più avanti facendo la stessa procedura.

Alla fine, possiamo affermare che Il Time Management consiste in un cambiamento di mentalità che porta a riflettere prima di agire, programmare le proprie ‘azioni’ ed affrontarle una alla volta fino al raggiungimento degli obiettivi³.

In conclusione, forse il miglior modo di approcciarsi al tempo è quello di partire con il perché. Lo scopo è trovare la ragione di esistenza di un’attività.

Testi di riferimento

Leggere i seguenti libri facilita il cambiamento della nostra mentalità. Personalmente ritengo che sono dei libri completari che portano a ragionare e scegliere proprio il metodo adatto alla nostra situazione e alle nostre esigenze in relazione al tempo.

🔸 Getting thing done

🔸 Procrastinate on purpose

🔸 Make time

🔸Time Management – Brian Tracy

Fonte:

¹Istat, in Italia il Covid ha ridotto la speranza di vita di 1,2 anni – la Repubblica

²Gestione del tempo – Wikipedia

³Gestione del tempo – Crescita-Personale.it

⁴ Libro Procastinate on Purpose

inoltre potete leggere il mio articolo su Agile Italia Magazine in cui ho spiegato un approccio funzionante alla gestione del tempo. Per leggere l’articolo clicca su seguente link: